اصول برگزاری جلسات اثرگذار
در این مقاله به طور کامل به بررسی اصول برگزاری جلسات اثرگذار خواهیم پرداخت. در ابتدا، لازم است که تفاوت بین برگزاری جلسه کارآمد و برگزاری جلسه موثر را بدانید. جلسه کارآمد به سرعت شروع می‌شود، زمان مناسبی برای آن در نظر گرفته شده و تعداد شرکت‌کنندگان کمتری دارد. معمولاً به هدف اصلی دلالت دارد و بدون از دست رفتن وقت به سر می‌برد. به عبارت دیگر، کارآمد بودن به مدیریت زمان مناسب و پیش‌روی مسیر مشخص مرتبط است.
در مقابل، یک جلسه موثر یک گروه از افراد با تفکر منتخب و با استعداد را به‌هم جمع می‌آورد. این نوع جلسه زمینه‌ای را برای بحث‌های آزاد فراهم می‌کند و به نتایج ملموسی منجر می‌شود. در این نوع جلسه، ایده‌های برتر و قابل پیگیری به شکل لیستی از اقتراحات عالی برای تلاش‌های آینده تبدیل می‌شوند و یک درک مشترک از کارهایی که در پیش رو داریم، ایجاد می‌شود.
بنابراین، اصول برگزاری جلسات اثربخش در واقعیت، متفاوت از یکدیگر هستند و در این متن، اصول برگزاری جلسات اثرگذار به صورت گام به گام اشاره خواهیم کرد.
رسیدن به خروجی مشخص؛ کلید موفقیت در جلسات
در جهت بهبود مدیریت جلسات در سازمان‌ها و شرکت‌ها، این مقاله نکات و اصول مهمی را ارائه می‌دهد. آیا به این تصور می‌پردازید که مدیریت جلسات به خوبی انجام نمی‌شود؟ اگر چنین است، با مطالعه این مقاله می‌توانید با استفاده از اصول ساده مدیریت جلسات خود را بهبود دهید. بدون خروجی مشخص، جلسات ممکن است تنها اتلاف وقت باشند. بنابراین، مطالعه این مقاله می‌تواند به شما کمک کند تا جلسات پربارتری برگزار کنید و به تصمیم‌گیری، بررسی، و ارایه راه‌حل‌ها بپردازید. در ادامه به اصول برگزاری جلسات اثرگذار کاری و مدیریت آنها می‌پردازیم.
تعیین اهداف جلسه : اصول برگزاری جلسات اثرگذار
در ابتدا، ضرور است که اهداف جلسه را به وضوح مشخص کنید. باید دقیقاً بدانید که در طول جلسه چه کارهایی انجام خواهید داد و هدف شما از برگزاری جلسه چیست. برای برگزاری جلسه، اهداف باید واضح و مشخص باشند. این موضوع به معنایی است که همه شرکت‌کنندگان در جلسه باید در مورد موضوع جلسه اتفاق نظر داشته و مسئله‌ای که مطرح می‌شود را درک کنند. برگزاری جلسات بدون اهداف واضح و روشن می‌تواند به تلف کردن زمان گرانبها منجر شود.
تهیه دستور جلسه : اصول برگزاری جلسات اثرگذار
تقریباً تمام شکست‌ها ناشی از عدم برنامه‌ریزی آگاهانه است و جلسات نیز از این قاعده مستثنی نیستند. قبل از اینکه هر کسی موضوعی را به جلسه تحمیل کند، یک دستور کلی برای جلسه تدوین کنید. به عبارت دیگر، فهرست تمام موضوعاتی که نیاز به بحث در مورد آنها دارید و مدت زمانی که هر کدام از این موضوعات به خود اختصاص می‌دهید، را مشخص کنید.
محدودیت شرکت‌کنندگان در جلسه : اصول برگزاری جلسات اثرگذار
معمولاً وقتی تعداد شرکت‌کنندگان افزایش می‌یابد، جلسه کم‌بازده‌تر می‌شود. بنابراین، تصمیم‌گیری در مورد تعداد افراد شرکت‌کننده در جلسه باید با دقت انجام شود. انتخاب افراد برای شرکت در جلسه بستگی به توانایی آنها در کمک به موضوع جلسه و نیازهای شرکت‌کنندگان به آگاهی از موضوعاتی که در جلسه مطرح می‌شود دارد. مدیر باید افرادی که قادر به ارائه نظر قاطع نیستند، را به جلسه دعوت نکند. همچنین مدیر باید اطمینان حاصل کند که حضور همه شرکت‌کنندگان در تمام مدت جلسه واقعاً ضروری است.
تمرکز بر موضوعات دستور جلسه : اصول برگزاری جلسات اثرگذار
با توجه به اصول برگزاری جلسات اثرگذار معمولاً جلسات زمانی مفید و اثربخش می‌شوند که توجه افراد به موضوعات دستور جلسه متمرکز شود. وقتی جلسه از موضوع اصلی خود منحرف می‌شود و افراد در مورد موضوعات غیرمرتبط صحبت می‌کنند، رئیس جلسه باید به سرعت و محترمانه ادامه این صحبت‌ها را قطع کند.
وقت‌شناسی : اصول برگزاری جلسات اثرگذار
اگر قرار است جلسه در ساعت 10 صبح شروع شود، آن را درست سر ساعت 10 شروع کنید. برخی افراد عادت دارند که دیر به جلسه بیایند. این کار باعث می‌شود افرادی که سر وقت در جلسه حاضر شده‌اند منتظر افرادی باشند که بدقول هستند. وقتی افراد بدانند که جلسه در زمان معین شروع می‌شود، اغلب سر وقت به جلسه حاضر می‌شوند.
تعیین زمان اتمام جلسه : اصول برگزاری جلسات اثرگذار
باید توجه داشت که جلسات نه تنها باید به موقع شروع شوند بلکه باید به موقع نیز تمام شوند. معمولاً، محدودیت زمان یک احساس فوریت ایجاد می‌کند و این باعث می‌شود افراد به موضوعات جلسه تمرکز کنند و از صحبت‌های بیهوده دوری کنند.
جلسه بدون وقفه اجرا کنید : اصول برگزاری جلسات اثرگذار
هرگز اجازه ندهید در جلسه وقفه‌ای ایجاد شود مگر اینکه وضعیت اضطراری وجود داشته باشد. هر دقیقه وقفه‌ای که در جلسه ایجاد می‌شود، یک دقیقه از وقت گرانبهای هر کدام از شرکت‌کنندگان در جلسه را تلف می‌کند.
اگر لازم است بلند شوید و ایستاده صحبت کنید : اصول برگزاری جلسات اثرگذار
اگر شما نیاز به برگزاری یک جلسه کوتاه دارید که بیش از ده دقیقه به طول نمی‌انجامد، سعی کنید ایستاده جلسه را اجرا کنید. تعامل بین راحتی و تعداد صحبت‌ها وجود دارد و افراد در حالت ایستاده نسبت به حالت نشسته احساس راحتی کمتری دارند.
انتخاب مکان مناسب برای جلسه: اصول برگزاری جلسات اثرگذار
مکان جلسه بر روی کارکرد جلسه تأثیر دارد. گرچه همیشه مکان مناسب موفقیت جلسه را تضمین نمی‌کند، اما محیط جلسه نامناسب ممکن است به خراب شدن جلسه کمک کند. در انتخاب مکان جلسه، به راحتی رفت و آمد اعضا، محیط و فضای جلسه (سروصدا، نور، دما و تمرکز حواس) توجه داشته باشید.
عدم موفقیت جلسات معلول : اصول برگزاری جلسات اثرگذار
با توجه به اصول برگزاری جلسات اثرگذار، عوامل متعددی است که در مجموع در چگونگی اعمال مدیریت خلاصه می‌شود. برنامه‌ریزی قبلی، تهیه به موقع دستور کار، انتخاب اعضای مناسب و کارآمد، تخصیص مکان و تسهیلات لازم، زمان مناسب، استفاده موثر
از وقت، تعیین اهداف جلسه، تبیین مسائل و مشکلات در جلسه، تعیین ضوابط و مقررات برای مدیریت جلسه و ارزیابی جلسه از عوامل موثر در بهبود کیفیت و اثربخشی جلسات محسوب می‌شود.
کلام پایانی
در نهایت، به منظور اصول برگزاری جلسات اثرگذار می‌توان گفت، بهترین جلسات، آنهایی هستند که با رعایت اصول مدیریت و بهره‌گیری از تکنیک‌های مناسب، به مذاکره و تصمیم‌گیری‌های اثرگذار منجر می‌شوند. همسفر اول نیز با ارائه خدمات کلینیکی در این مسیر، شما را در بهبود عملکرد سازمانی و توسعه مهارت‌های مدیریت کمک می‌کند. برای تحقق اهداف خود و برگزاری جلسات کاری اثرگذارتر، همواره به اصول و راهکارهای به‌روز و اثبات‌شده توجه کنید.
